定款を紛失・無くした場合の対処法

株式会社の「定款」は商号・目的・本店所在地・公告方法・機関設計・株式などについて、会社の根本規則を定めている大変重要な書類です。

定款は法律によって本店所在地及び支店に備付けを義務付けられており、さらに会社の営業時間内に株主や債権者から閲覧等の請求があれば、これに応じなければなりません。

取引先や金融機関、公的機関等から定款の提出を求められたにも関わらず、

「定款を紛失してしまいました。。今、手元にありません。。」

これでは、会社の信用も地に落ちてしまいますね。

変更登記や許認可、資金調達の際に定款を求められた場合

会社の変更登記手続きには、法務局への添付書類として定款が必要となる場合も多いです。この場合、手続きを行うことすらできません。

また、法人が許認可申請を行う際に、その申請の添付書類として定款を求められる場合も非常に多くあります。定款の添付が必要でない許認可の方が少ないくらいです。

許認可業種を営まれている会社さんにとっては、許認可を取得できるか否かは死活問題です。

ただ、対処法がないわけではありません。ご安心くださいませ。

株式会社の定款を紛失してしまった場合の4つの対処法を以下に解説いたします。

この４つのいずれかで必ず解決可能です。

【対処法その１】 ： 設立時に定款認証を受けた「公証役場」に問い合わせてみる。

設立時に定款認証を受けた公証役場が「分かっている」場合、公証役場に問い合わせてみましょう。

※ご注意ください！

これらはあくまでも、設立時の原始定款の請求になります。設立時の定款内容しか確認できませんので、設立時から定款変更や法務局で変更登記手続きをしている場合には注意が必要です。設立時から定款変更等を繰り返している場合は、対処法２以降をご覧ください。

【対処法その２】 ： 過去に取引を行った専門家に問い合わせてみる。

株式会社の設立を司法書士・行政書士・税理士などの専門家に依頼していた場合、その専門家が定款を保管している場合があります。顧問税理士がいれば、コピーなどを持っている可能性が高いです。また、これまでに定款変更等を専門家に頼んでいる場合も、その当時の定款を保管していると思われますので、問い合わせてみましょう。

【対処法その３】 ： 法務局の閲覧制度を利用する。

設立後、5年以内であれば登記申請書及びその附属書類（定款等の添付書類）を閲覧できます。あくまでも閲覧ですので、コピー等は取れませんが、写真などにおさめることはOKとのことです。写真におさめることで定款の内容は把握できます。詳しくは、管轄登記所に一度お尋ねください。

【対処法その４】： 定款を再作成する。行政書士や司法書士などの専門家に定款を作り直してもらう。

まず、法務局で「登記事項証明書（履歴事項全部証明書）」を入手し、最新の登記事項を確認します。登記事項証明書には、定款の一部が記載されていますので、それを基に定款を再製して株主総会で承認を受けます。

もし、設立時の定款から現在までに定款変更を行っている場合は、過去の株主総会議事録・取締役会議事録（又は取締役決定書）等を探して、その内容も反映させます。（新たに作成した定款は、公証人に認証してもらう必要はありません）

これを機会に、貴社の定款を新会社法に対応した最新版の定款に変更しませんか？

いかがでしたでしょうか？当ページで問題解決はしていただけましたでしょうか？

やっぱり定款が見つからなかった、、、定款を復元できなった、、、という方も、どうぞご安心ください。

定款は、いつでも、作り直すことができます。定款変更案を作成し、株主総会の決議を経れば、それが貴社の最新の定款になります。一人株主や、数名の株主の会社さんの場合は、株主総会の開催もさほどの障害にはならないと思います。少数株主の場合は、即日開催、決議も可能です。

弊所では定款原案の再作成及び、総会議事録等の作成を承っております（報酬25,000円：税抜）。新会社法に則した最新版の定款（弊所書式）を作成いたします。まずは担当までお気軽にご相談くださいませ。→03-6328-1989

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